Protokolle gehören zum Arbeiten an Themen, in Teams und in Projekten, wie das Schmieröl in jeden Motor gehört. Ohne läuft’s nun mal nicht! Die Güte von Protokollen trägt mitunter entscheidend zum Erfolg oder eben Misserfolg von so manchem Projekt, mancher Teamkooperation und mancher thematischer Arbeit bei. PIRON Global Development nennt fünf Qualitäten, die ein gutes Protokoll zu einem großartigen Protokoll machen.
1. Aktualität
Ein großartiges Protokoll „ist noch warm“, wenn es seine Adressaten erreicht. Es wird postwendend nach der Besprechung, auf die es sich bezieht, erstellt und umgehend an alle relevanten Empfänger verschickt. Je länger die rasch in der Besprechung mitgekritzelten/mitgetippten Notizen unbearbeitet liegen bleiben, desto weniger Sinn ergeben sie, wenn man sich endlich dazu durchgerungen hat, das Protokoll in Reinschrift zu verfassen. Kurz nach der Besprechung haften noch wichtige Zwischentöne, Randinformationen und Nebenbemerkungen im Hinterkopf. Diese sind für ein großartiges Protokoll unter Umständen relevanter, als Zahlen/Daten/Fakten, die gegebenenfalls ohnehin auf den Folien zur Besprechung recherchierbar sind. Den Besprechungsteilnehmern, die das Protokoll zur Durchsicht (und gegebenenfalls Freigabe) erhalten, geht es genauso. Denn kurz nach der Sitzung wissen sie noch genau, was von wem (und wie!) gesagt wurde. Doch mit der Zeit verblasst die Erinnerung und wichtige „Nebensächlichkeiten“, die das Zeug dazu hätten, ein gutes Projekt zu einem großartigen Projekt zu machen, gehen verloren…
2. Ausgewogenheit
Das Lehrbuch kennt Ergebnisprotokolle und Verlaufsprotokolle. Punkt. Der Protokollant möge sich doch bitte zwischen diesen beiden Formen eines guten Protokolls entscheiden. Die Praxis zeigt jedoch, dass großartige Protokolle häufig eine ausgewogene Mischung aus beiden Reinformen darstellen. Im Sinne von Effizienz und Übersichtlichkeit sollte ein Protokoll natürlich möglichst kurz und prägnant sein. Dazu sollte es vor allem die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen der Besprechung dokumentieren. Häufig ist es im Projekt- und Teamarbeitsalltag jedoch auch wichtig festzuhalten, welche Optionen abgewogen, welche Argumente ausgetauscht und welche Chancen/Risiken diskutiert wurden. Nur wenn auch diese Informationen Eingang in ein Protokoll finden „dürfen“, fängt man in der nächsten Besprechung (noch dazu unter Umständen mit bislang nicht eingebundenen Teilnehmern) nicht wieder von vorne an.
3. Struktur
Besprechungen zwischen Menschen folgen in den seltensten Fällen einer 100%ig stringenten Struktur – zumindest wenn noch ein Fünkchen Leben und Menschlichkeit in ihnen steckt. Großartige Protokolle hingegen ordnen die Besprechungsinhalte in eine klare Struktur ein, selbst wenn dadurch die chronologische Protokollierung des Besprechungsverlaufs aufgegeben wird. Was inhaltlich zusammengehört, wird auch zusammengezogen. Ein ansprechendes, übersichtliches Seitenlayout erhöht zudem die Verständlichkeit und Nutzbarkeit eines Protokolls (beispielsweise durch getrennte Spalten für Tagesordnungspunkte, Besprechungsinhalte und Ergebnisse/Beschlüsse, siehe PIRON-Vorlage).
4. Neutralität
Schon mal den Satz gehört „Wichtig ist nicht, was besprochen wurde – wichtig ist, was im Protokoll steht“? Da ist viel Wahres dran, denn ein Protokoll kann zu einem machtvollen Steuerungs- und sogar Manipulationsinstrument werden, wenn vom Protokollanten bewusst mündlich kommunizierte (und dadurch nur noch eingeschränkt nachprüfbare) Daten und Fakten verändert und Aussagen inhaltlich „angepasst“ werden. Manchmal sind es Nuancen in der Formulierung, die bestimmte Besprechungsverläufe in einem ganz anderen Licht erscheinen lassen. Großartige Protokolle verzichten auf Politikmacherei und gezielte Einflussnahme und geben die Besprechungsinhalte – im Rahmen des menschlich Möglichen – so neutral wie möglich ohne wertende Einfärbung wieder.
5. Prozesseinbettung
Die fünfte Qualität eines großartigen Protokolls hat weniger mit dem Schriftstück selbst, als vielmehr mit dessen Nutzung zu tun. Ein gutes Protokoll wird dann zu einem großartigen Protokoll, wenn es als Ausdruck einer teamorientierten Arbeitskultur in einen stringenten Nutzungsprozess eingebunden ist. Das Arbeiten an Themen, in Teams und in Projekten gewinnt an Qualität und Tiefgang, wenn durch die Protokollierung von Arbeitsbesprechungen immer wieder Zwischenstände verschriftlicht und durch gegebenenfalls notwendige Änderungen/Ergänzungen des Protokolls zwischen allen Beteiligten rückgekoppelt werden. Dafür ist Qualität Nr. 1 (Aktualität) unabdingbar. Ebenso wichtig ist eine zeitnahe Rückmeldung der Adressaten des Protokolls zu dessen Inhalten sowie das konsequente Abarbeiten der beschlossenen und im Protokoll festgehaltenen Aufträge. Was leider viel zu oft unterschätzt wird: Das „leidige Protokollschreiben“ kann so zu einem echten Pfund guter Teamarbeit werden und Projekte regelrecht florieren lassen.
PIRON Global Development – #GutesGroßartigMachen
